【1】簡化項目流程
邏輯能力再強的人，面對足夠大的事情時，也會暈頭轉向。更何況在大規模的項目上呢，之前是沒有更好的辦法，只能靠人海戰術，無形之中增大了人工成本，結尾問題還不一定能解決。所以第三方工具誕生了，即項目管理軟件，它不僅可以簡化項目流程，還能協助人類梳理流珵，越復雜的項目，越能體現它這方面的優勢。所以才有更多的項目負責人對項目管理軟件趨之若鶩，你再抵觸，結尾就會成為效率更慢的人。
【2】提升溝通效率
項目中的溝通有很多對項目進展不利的情況，比如你不得不有額外的付出，才能跟某個人產生有效溝通，再比如因為脾氣的對沖，導致的溝通不順暢等。這就是人與人之間潛藏的危機，溝通很難達到純粹的溝通，自然就影響了正常工作的進行。用軟件的話，就可以避免這種情況，提升溝通效率。因為所有的一切都是模板化的，不管何時何地，都能通過軟件進行溝通。
【3】便于細節控制
多少問題的發生，不都是源于細節的控制不給力嗎，或者根本就沒有注意到這個細節呢？再認真的工作，總免不了出錯，這是任何人都無法避免的問題。所以借助軟件，要比單獨的依靠人更為容易的控制細節。因為軟件不會投機，只要按照固定的運行模式，就會呈現該有的結果。與此同時也節省了人的時間和精力，項目中不必要發生的錯誤，也大大減少。
【4】改善辦公環境
人多的時候，就容易混亂，如交頭接耳，意見紛爭等。所以，當沒有使用項目管理軟件前，項目中更經常見的就是人與人的矛盾，也正是這些矛盾，才導致了項目中亂七八糟問題的發生。說項目管理軟件可以改善辦公環境，是因為它的存在可以減少人與人之間的猜疑和沖突。人與人沒有了爭吵，項目中的矛盾自然也就減少了，那么辦公環境也就改善了。
【5】確保項目質量
項目的質量，是由人來控制的，但人容易犯經驗主義和情感主義錯誤，所以項目的質量會大打折扣。并不是說負責人喜歡這樣，只是強調人有時候并不能控制好自己，會導致對其它事物的失控，這樣才會出現你越想控制好，就越什么都控制不住的掙扎。如果使用軟件，就不一樣了。因為它是被按照一定的模型開發好的工具，只要操作不出問題，它永遠都不會犯經驗和情感主義錯誤。